Oplysningspligt i forbindelse med indsamling og
behandling af personoplysninger i Dagtilbud og Undervisning

 

Oplysningspligt til forældre - Skoleområdet

 

Dataansvarlig:

Ringkøbing-Skjern Kommune, Ved Fjorden 6, 6950 Ringkøbing.

Kontaktoplysninger

Rindum Kjærgaard, Kjærgaardsvej 7, 6950 Ringkøbing, tlf. 9974 2850.

Formål

Behandlingen har til formål at muliggøre varetagelsen af kommunens opgaver i forbindelse med at fremme børn og unges udvikling og læring via kommunale dag- og uddannelsestilbud, samt i samarbejde med forældrene at give eleverne kundskaber og færdigheder, der forbereder dem til videre uddannelse og giver dem lyst til at lære mere og fremmer den enkelte elevs alsidige udvikling.

For at varetage denne opgave behandler vi personoplysninger om elever og forældre/værge/samboende.

Behandlingen er retsligt funderet i

• Databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 1, litra b.
• Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, c og e.
• Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a, b, f og g.
• Databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og 2.
• Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1
• Folkeskoleloven
• Lov om offentlighed i forvaltningen (Offentlighedsloven)

 

Modtagere, som personoplysningerne kan, er eller vil blive videregivet til:

• Andre offentlige myndigheder.
• Andre fagområder i Ringkøbing Skjern Kommune, hvor det er relevant og sagligt i forbindelse med myndighedsudøvelse herunder visitationsudvalg
• Andre skoleelever og deres forældre (jf. samtykke)
• Kontaktoplysninger på nuværende børn samt forældre til brug til legeaftaler (jf. samtykke)
• Vognmænd ved special og sygetransport (jf. FSL § 26, stk 2 og 3)
• Foreninger i forbindelse med undervisning
• Forsknings- og/eller statistiske formål
• Rejseforsikringsselvskaber og hoteller (i forbindelse med studietur)
• PPR i forbindelse med samarbejdsaftaler, som indgås mellem skole og PPR.
• Producent af buskort (jf. FSL § 26, stk. 5)
• Praktiksteder.
• Præster (i forbindelse med udførelsen af en offentlig mydighedsudøvelse)
• Stat, Regioner, andre kommuner, samt private og kommunale institutioner (jf. samtykke)
• Skolefoto 
• Sundhed.dk (covid-19 testsvar)
• UU- og STU vejleder (jf. Bekendtgørelse af love om kommunal indsats for unge under 25 år)
• Undervisningsministeriet (jf. folkeskoleloven)
• Eksterne leverandører (Meebook, Hjernen og hjertet, Aula, STIL/ Uni-C – herunder uni-login, praktiksteder, tandplejen, sundhedsplejen, karakterdatabasen og Optagelse.dk, der samarbejdes med (i forbindelse med projekter/undervisningsforløb)

Kategorier af personoplysninger

De givne personoplysninger er af almindelig og følsom karakter, såsom kontaktoplysninger, cpr-nummer og helbredsoplysninger.

 

Opbevaring af personoplysninger

Som kommune er vi underlagt en række regler, der regulerer, hvad vi må slette og hvornår.

Dokumenter der relaterer sig til skolens notat- og journalpligt gemmes i fem år efter eleven har afsluttet skoleforløb i Ringkøbing Skjern Kommune. Visse sagsdokumenter overføres herefter til Rigsarkivet jf. arkivloven.

Afgangsbeviser fra 2013 og frem arkiverer og bevarer skolen i skolens arkiv og beviset kan også findes på borger.dk

Elevens elevproduktioner, læringsplaner og indhold på AULA slettes senest 15 måneder efter eleven har forladt skolen.

Fotos på Aula opbevares så længe eleven går på skolen. Når eleven udgår fra Aula forsvinder fotos, som eleven er tagget på.

Fotos fra Aula, som kan have historisk betydning (fx. til fremtidig jubilæum) , opbevares på harddisk aflåst i skolens arkiv, også efter eleven er udskrevet fra skolen.

Papirs klassebilleder arkiverer og bevarer skolen i skolens aflåste papirarkiv.

 

Brug af billeder

Vi bruger billeder af dit barn i forskellige læringssituationer, samt som led i skole-hjem-samarbejdet for at kunne vise dig, hvad dit barn har lavet i løbet af hverdagen, udflugter osv. Med hjemmel i Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk.1, litra e, bruger vi derfor billeder af dit barn,

Billederne vil kunne blive offentliggjort følgende steder:

• På Aula - tilgængelig for alle klasser, hvis det er et arrangement for alle på skolen. Fx. 1. skoledag, fastelavn, juleemneuge o.l.
• På Aula - tilgængelig for elev, forældre og personale for den enkelte klasse. Fx. ved en udflugt eller klassearrangement
• På skolen ifm. fx. et jubilæum, hvor der er brug for billeder af skolens historie op gennem årene.  

Vi bruger altid kun helt harmløse billeder, dvs. at billeder, der unødigt udstiller eller virker krænkende,  vil ikke blive offentliggjort. Vi anvender heller ikke dine billeder i kommerciel sammenhæng eller videregiver til andre, der måtte gøre dette.

Billeder vises i Aula pr. skoleår. Derudover arkiverer vi billederne til skolens historier i aflåst arkiv.

Du er også velkommen til at rette henvendelse til skolens kontor, hvis du slet ikke ønsker, at billeder af dig eller dit barn/dine børn skal bruges. For så vidt angår Aula og MinUddannelse, skal du selv registrere dit samtykke direkte i de pågældende systemer.

Retten til at trække samtykke tilbage.

I de tilfælde du har afgivet et samtykke, har du til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage. Dette gør du ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

 

Registreredes rettigheder:

• Retten til at få indsigt i sine personoplysninger (indsigtsret).
  Du har ret til få indsigt i indsamlede oplysninger på dit barn.
• Retten til at få urigtige personoplysninger berigtiget (retten til berigtigelse).

Du har ret til at få berigtiget urigtige oplysninger.

• Retten til at få sine personoplysninger slettet (retten til at blive glemt).
  Du har ret til at få slettet oplysninger, som ikke er relevante.
• Retten til at få begrænset behandlingen af personoplysninger.

Du har i nogle tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af personoplysninger. Det kan f.eks. betyde, at den dataansvarliges behandling af dine oplysninger kun må bestå i at opbevare dem.

• Retten til at flytte personoplysninger (dataportabilitet).

Skolen er forpligtiget til at samle personoplysningerne, således disse kan udleveres relativt nemt til dig.

 

• Retten til indsigelse.
  Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
• Retten til at gøre indsigelse mod automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering.
  Du har ret til at få en medarbejder til at tage stilling til en afgørelse, der er fuldautomatisk bestemt.

 

Databeskyttelsesrådgiver
Ringkøbing-Skjern Kommunes Databeskyttelsesrådgiver kan kontaktes på

– mail: dbr@rksk.dk
- tlf. nr. 99 74 36 60

https://www.rksk.dk/om-kommunen/organisation/databeskyttelse

 

Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk